Una factura puede tener todos los datos a la vista y, aun así, no ajustarse a los requisitos que debe cumplir el programa con el que la has generado. Con VeriFactu, el cambio va bastante más allá de incluir un código QR. También afecta a la forma en que registras cada operación, corriges posibles fallos y guardas la información para que quede constancia de cualquier modificación.
Por eso, tanto si diriges una empresa como si trabajas por cuenta propia, necesitas revisar el contenido de tus facturas y la herramienta que utilizas para emitirlas. Si no entiendes Qué es Verifactu y dejas la adaptación para el último momento, puedes acabar trabajando con prisas, cometiendo errores y duplicando tareas.
Contenidos
Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo
Antes de crear una factura electrónica, conviene que aclares dos conceptos que suelen mezclarse. La factura electrónica regula la emisión, el envío y la recepción de facturas en formato digital, especialmente en las operaciones entre empresas y profesionales.
VeriFactu, por su parte, forma parte de la normativa que afecta a los programas informáticos de facturación. Su objetivo es que los registros sean íntegros, trazables y no puedan modificarse sin dejar rastro. Además, el sistema te permite enviar estos datos a la Agencia Tributaria de forma automática cuando utilizas la modalidad VeriFactu.
Para entender mejor su alcance, te resultará útil comprobar cómo influye en el programa que utilizas en tu negocio.
Cómo crear una factura electrónica adaptada a VeriFactu
No tendrás que generar manualmente los registros técnicos ni calcular la huella digital. Esa parte corresponde al software. Aun así, sí tendrás que introducir correctamente la información de cada factura.
El proceso habitual será el siguiente:
- Revisa los datos fiscales. Asegúrate de que el programa incluye tu NIF, razón social, domicilio fiscal y el resto de la información tributaria necesaria.
- Añade los datos del cliente. Cuando sean obligatorios, tendrás que indicar su nombre o razón social, NIF y dirección.
- Describe la operación. Incluye la fecha, el número, la serie y una explicación clara de los productos que has vendido o los servicios que has prestado.
- Aplica los impuestos. Indica la base imponible, el tipo de IVA, la cuota, las retenciones correspondientes y el importe total.
- Emite la factura. El programa generará el registro de facturación, lo enlazará con el anterior e incorporará los elementos exigidos, entre ellos el código QR.
Cuando detectes un error, no borres la factura como si nunca hubiera existido. Tendrás que corregirla mediante una factura rectificativa o el registro correspondiente.
Qué te aporta un ERP a la facturación
Si trabajas por cuenta propia y emites pocas facturas, quizá puedas desenvolverte con un programa sencillo. En cambio, si gestionas una pyme con trabajadores, proveedores, existencias o distintas áreas de negocio, seguramente necesitarás una solución más completa.
Con un ERP puedes conectar la facturación con la contabilidad, las nóminas, los cobros, las compras y la gestión de almacén. De este modo, no tendrás que introducir la misma información varias veces en herramientas diferentes.
Si gestionas una empresa logística, por ejemplo, podrás generar la factura a partir de una orden de transporte. En un comercio, cada venta puede actualizar automáticamente el inventario.
Esta integración te permite controlar mejor los vencimientos, la tesorería, los márgenes y las existencias. También reduce los descuidos que suelen aparecer cuando copias datos a mano.
Qué debes comprobar antes de elegir un programa
El precio importa, aunque no debería ser el único criterio. Comprueba si el proveedor actualiza el programa cuando cambia la normativa, ofrece soporte técnico y te permite exportar los datos con facilidad.
También debes revisar si la herramienta se integra con el banco, la tienda online, las nóminas o el almacén. Si eliges un sistema demasiado cerrado, puedes acabar repitiendo tareas que deberían estar automatizadas.
Las necesidades de una pequeña tienda no son las mismas que las de una asesoría o una empresa de transporte. Antes de decidir, valora cuántas facturas emites, qué usuarios accederán al sistema y qué áreas de tu negocio necesitas mantener conectadas.
